Порядок движения документов в организации

Документооборот, или порядок движения документов в организации, можно разделить на следующие этапы:

1. экспедиционная обработка документов, поступающих в организацию;

2. предварительное рассмотрение документов службой ДОУ;

3. организация рационального движения документов внутри организации;

4. экспедиционная обработка исполненных и отправляемых документов.

Экспедиционная обработка поступающих документов

Более предпочтительной считается централизованная экспедиция, в которой обрабатывается вся корреспонденция, – это позволяет повысить производительность, более точно определить необходимый штат работников, лучше организовать учет документов. При такой организации дела корреспонденция принимается и обрабатывается специально выделенным должностным лицом: секретарем фирмы, работником службы ДОУ. Цель первого этапа – зафиксировать сам факт поступления документов.

Если на конверте имеются записи «Срочно», «Вручить немедленно» и другие, отмечается точное время их получения. При получении корреспонденции, прежде всего, должна быть проверена правильность ее доставки и целостность упаковки. На всех поступающих документах проставляется регистрационный штамп, включающий порядковый номер поступления, доту поступления и при необходимости количество листов.

Предварительное рассмотрение документов в службе ДОУ

Этот этап зависит от всей постановки документационного обеспечения. Основное его значение – оперативное получение документов исполнителями и формирование полноценного научно-справочного аппарата.

Значительным резервом сокращения сроков и инстанций прохождения документов является предварительное рассмотрение документов в службе ДОУ и распределение уже на этой стадии документов на следующие потоки:

а) для обязательного рассмотрения руководством организации в соответствии с распределением обязанностей;

б) не требующие резолюции руководства и направляемые сразу в структурные подразделения исполнителям.

Руководству, как правило, направляются документы, полученных из администрации Президента, правительственных органов, органов представительной и исполнительной власти, документы вышестоящих управленческих организаций, жалобы на действия подчиненных должностных лиц.

В учреждения, в которых документы рассматриваются несколькими руководителями, а служба ДОУ должна быть проинформирована о местонахождении каждого документа, целесообразно использовать следующую технологию.

Секретари руководителей ежедневно по мере поступления к ним документов с резолюцией руководителя заполняют специальную информационную карту, в которую вносят сведения о номере и дате документа, содержании резолюции, сроке исполнения и исполнителе, которому направлен документ. В конце рабочего дня информационные листы секретарей всех руководителей поступают в службу документационного обеспечения и на их основании дополняются сведения в информационно-поисковые системе организации. После документы передаются исполнителям.

При внедрении автоматизированной системы регистрации документов и автоматизации рабочих мест должен быть оговорен способ передачи документной информации исполнителю: через компьютерную сеть или непосредственно сам исполняемый документ.

Организация рационального движения документов внутри организации

В целях оптимизации документопотоков целесообразно установить единый порядок передачи документов для обработки, например через лицо, ответственное за документационное обеспечение в структурном подразделении.

Ознакомление ряда должностных лиц с одним экземпляром документа следует поручать специально выделенному сотруднику.

Значительную часть документооборота организации составляют различного рода проекты документов, требующие согласования, подписания или утверждения. Для оптимизации и сокращения документопотоков целесообразна разработка технологических схем, в которых в наглядной графической форме определена последовательность подготовки проектов, их согласования, подписания и утверждения.