Поиск и подбор продуктов информационного обеспечения
При поиске и выборе программных продуктов на рынке автоматизированных систем предъявлялись следующие требования:
– гибкость настройки и адаптация к особенностям предприятия ГТРК «Дальневосточная»;
– завершенность программного продукта – система не требует вмешательства программистов для ее сопровождения;
– объединяет территориально-удаленные рабочие места в единую информационную базу;
– невысокая стоимость;
– система имеет шлюз к системе «1С: Предприятие» или имеет сертификат «1С: Совместимо»;
– платформа должна содержать эффективные инструменты для решения различных задач внедрения, сопровождения и расширения информационной системы и типовые приложения.
Внедрение АС ДОУ должна осуществлять внешняя фирма, несущая полную юридическую ответственность перед предприятием за успех проекта внедрения. К выбору фирмы-поставщика и внедренца АС ДОУ нужно подходить очень скрупулезно, так как после подписания контракта, проплаты каких-либо средств и начала внедрения АС ДОУ с этой фирмой будет непросто прекратить отношения в случае, если предприятие будет не полностью удовлетворять качество её работы. Фактически, в случае неправильного выбора фирмы-подрядчика, будут напрасно потеряны деньги, время и нервы. Конечно, при выборе АС ДОУ необходимо внимательно изучить несколько предложений, имеющихся на рынке.
Очень важно также учесть, есть ли опыт успешных внедрений у поставщика АС ДОУ и насколько он соответствует специфике деятельности предприятия или организации настройки. Сравнительный анализ оформлен в таблице 3.1.
Таблица 3.1 – Сравнительный анализ АС ДОУ
|
Производитель и распространители в России |
Название |
Предназначение |
Возможности |
|
НПО «Компьютер, Компания «DIRECTUM» |
DIRECTUM |
Автоматизация делопроизводства и управленческих процессов на основе технологии Workflow: согласование документов, обработка сложных заказов, подготовка и проведение совещаний, поддержка цикла продаж и других процессов взаимодействия. |
Система состоит из следующих модулей: 1) «Управление электронными документами», что включает в себя: – обеспечение создания, хранения, поиска (все документы размещены в едином информационном пространстве базы данных SQL сервера, что обеспечивает быстрый поиск); – изменения различных документов (тексты, рисунки, звуки, видео). Использование любых программ, шаблонов, хранение истории изменения содержания; – обеспечивается конфиденциальность путем настройки прав доступа, протоколирования всех действий. ЭЦП позволяет системе интегрироваться с различными системами криптозащиты. 2) «Управление деловыми процессами» включает: – автоматизацию процесса подготовки и согласования документов, учета и контроля исполнения устных и письменных распоряжений; – маршрутизация, управление задачами, наличие возможности изменения схемы движения документа, анализа данных о выполненных заданиях. 3) «Канцелярия» обеспечивает: – единую регистрацию всей входящей и исходящей корреспонденции, а также внутренних документов с использованием регистрационно-контрольных карточек; – регистрацию местонахождения бумажного документа на любом этапе жизненного цикла документа: рассмотрение руководства, согласование проекта документа, исполнение и т.д.; – осуществление контроля за своевременным исполнением поручений, резолюций и указаний руководства; – списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел; – быстрый поиск необходимой информации по состоянию, наличию, движению бумажных документов; – получение необходимых стандартных форм и журналов, а также статистических отчетов по документообороту организации. 4) «Управление договорами»: организация процесса согласования и регистрации договоров и сопутствующих документов, а также оперативной работы с ними (поиск, анализ, редактирование и т.д.). 5) «Управление совещаниями»: организация подготовки и проведения совещаний (согласование места и времени, состава участников, повестки); формирование и рассылка протокола; контроль исполнения решений совещания. 6) «Управление взаимодействиями с клиентами»: ведение единой базы организаций и контактных лиц; ведение истории встреч, звонков и переписки с клиентами; сопровождение процесса продаж в соответствии с регламентированными стадиями; планирование маркетинговых мероприятий; анализ эффективности продаж и маркетинговых воздействий. |