Организация секретарской деятельности
Качество и эффективность работы аппарата управления во многом определяется уровнем профессиональных знаний секретаря. Секретарь является личным организатором руководителя, обычно решая, с кем необходимо встретиться руководителю, с кем переговорить, какие вопросы заслуживают его внимания и срочного решения, а какие вопросы можно переадресовать другим сотрудникам.
Должностная инструкция секретаря включает в себя следующие разделы:
-общие положения;
-функции работника;
-должностные обязанности;
-права секретаря;
-ответственность;
-взаимоотношения;
-оценка работы.
В разделе «Общие положения» устанавливаются область деятельности секретаря, порядок его назначения и освобождения от должности, замещения во время его отсутствия, требования к квалификации по разрядам оплаты, подчиненность секретаря, должностные лица, которыми он руководит.
В разделе «Функции работника» определяются предмет ведения или участок работы, закрепленный за секретарем, перечень видов работ, образующих отдельные функции.
В разделе «Должностные обязанности» указываются особенности, связанные с подготовкой секретарем документов, получением, обработкой и выдачей информации, предполагающие обязательное использование определенных форм и методов работы.
В разделе «Права секретаря» закрепляются полномочия, которые предоставляются секретарю для самостоятельного решения всех вопросов, относящихся к его компетенции.
Раздел «Ответственность» регламентирует персональную ответственность секретаря за правильное и своевременное использование предоставленных ему прав.
В разделе «Взаимоотношения» указываются подразделения и работники, от которых секретарь получает и которым передает информацию, ее структура, соки передачи, с кем они согласовываются и т.д.
В разделе «Оценка работы» перечисляются критерии, позволяющие оценить степень выполнения секретарем своих функций и обязанностей, исполнения прав. Основными критериями являются качество работы и своевременность ее выполнения.
Примерная схема рабочего дня секретаря:
Первая половина рабочего дня:
1. Прийти на работу за 10 мин до руководителя, для того чтобы проверить состояние рабочих мест, привести себя в порядок, составить или уточнить план на предстоящий день.
2. Подобрать в соответствии с планом нужные документы и дела.
3. Получить корреспонденцию, ознакомиться с содержанием и зарегистрировать. Отложить документы, требующие первоочередного решения руководителя.
4. По остальным документам подготовить варианты возможных ответов или распределить их по исполнителям.
5. Просмотреть поступившие обзоры, отчеты, приглашения и т.д. Даты и время проведения всех мероприятий записать в своем дневнике-календаре.
6. Разложить поступившую корреспонденцию в зависимости от срочности исполнения. Телеграммы, срочные факсы и телефонограммы немедленно передать руководителю.
7. Оставить у себя документы, необходимые для текущей информационно-справочной работы.
8. Доложить руководителю о полученной корреспонденции.
9. Уточнить вместе с руководителем содержание намечаемых мероприятий на текущий день.
10. Передать по телефону и лично указания руководителя соответствующим исполнителям и напомнить об истекающих сроках исполнения документов.
11. Работа с посетителями, телефонные переговоры.
12. Подшивка исполненных документов в дела.
13. Выполнение работ на компьютере.
14. Организация копирования документов в соответствии с указанием руководителя.
Вторая половина дня:
15. Продолжение работы с посетителями и телефонных переговоров.
16. Сбор и подготовка для подписи исполненных документов.
17. Доклад руководителю об исполненных документах, получение от него обработанных им документов.
18. Обработка и отправка исходящих документов.
19. Планирование мероприятий на следующий день.
Окончание рабочего дня:
20. Просмотр своего дневника и информация соответствующих отделов о необходимости подготовки к проведению определенных мероприятий.
21. Если руководитель остался работать после окончания рабочего дня – обеспечение его свей необходимой информацией, материалами.
22. Приведение в порядок своего рабочего места.