Межличностные коммуникации

Структура коммуникаций на примере компании "ORGA". Компания "ORGA" - одного из крупнейших в мире производителей пластиковых смарт-карт. Главный офис компании, а также все подразделения имеют свои страницы в Интернете. На основном сайте компании можно найти информацию о корпорации "ORGA", о ее истории, продукции, подразделениях, технологии, пресс-релизы за последние три года, последнюю информацию о тренингах, выставках и мероприятиях компании, а также адреса всех филиалов и подразделений. Помимо Интернета и электронной почты, заводы и несколько подразделений в Германии имеют возможность обмена информацией через корпоративную компьютерную сеть SAP. Она является стандартной, наиболее часто используемой во всем мире управленческой компьютерной программой. SAP позволяет улучшить внутрифирменные информационные потоки и существенно сократить ежедневную бумажную работу. Все, пользующиеся ею подразделения, имеют доступ к общей для всех сотрудников основной информации. Для отдельных подразделений (например, отдел планирования производства, продаж, персонала) SAP предлагает специальные приложения. Во все подразделения и филиалы компании ежемесячно высылается корпоративный журнал. Журнал - канал передачи информации как от руководства к подчиненным, так и от сотрудников к руководству. На его страницах печатается информация об изменениях в стратегии, структуре корпорации, о новых назначениях, причем не только на высшие руководящие должности, а на все, включая секретарш и переводчиков во всех филиалах. Есть специальный раздел разработчиков, в котором рассказывается о новейших технических достижениях компании. Также в журнале можно найти информацию обо всех выставках, тренингах, спортивных мероприятиях и благотворительных акциях. Периодически с помощью журнала менеджерами корпорации проводятся различного рода конкурсы. Цель одних конкурсов - проверить и "освежить" понимание сотрудниками основных направлений стратегии и философии предприятия; цель других - задействовав творческий потенциал сотрудников со всего мира, разработать наиболее оригинальные и характеризующие дух компании атрибуты корпоративного имиджа. Не смотря на казалось бы успешное функционирование современной системы внутрифирменных коммуникаций с многочисленными каналами поступления информации как по вертикали, так и по горизонтали, повышение эффективности обмена информацией является одной из ключевых проблем, которую постоянно поднимают как руководители корпорации, так и сотрудники. Постоянно возникают проблемы с телефонной связью. В связи с тем, что "ORGA" - транснациональная корпорация, и ее филиалы разбросаны по всему миру, бывает сложно дозвониться в центральный офис из-за разницы во времени. Помимо этого очень часто в самые "телефонные часы" (с двух до пяти часов дня) персонал центрального офиса часто отсутствует на рабочих местах в связи с различного рода митингами и профсоюзными собраниями. Использование же автоответчиков еще не вошло в привычку сотрудников центрального офиса. Таким образом, до компании не может дозвониться не только персонал филиалов, но и клиенты организации, что негативно сказывается на корпоративном имидже. Еще одной проблемой является отсутствие общекорпоративных баз данных по различным подразделениям. ООО «Аллимпекс» занимается рыбодобычей, переработкой рыбопродукции и поставкой ее на внутренний и зарубежный рынок. Организация пользуется разнообразными средствами для коммуникаций с составляющими своего внешнего окружения. Источниками информации извне являются средства массовой информации, нормативные и законодательные документы, сообщения торговых агентов, информация о состояниях рынка через Интернет, информация из магазинов, где реализуется продукция предприятия. Предприятие использует СМИ для передачи информации, которая создает благоприятный имидж предприятия. Фирма также использует средства массовой информации для привлечения покупателей к собственным товарам через эффективную рекламу на радио и телевидении собственной продукции. Организация должна иметь информацию о своих непосредственных конкурентах. Она получает ее из средств массовой информации, используя прайс - листы, информацию с выставки пищевой продукции в г. Москве, информацию о конференции производителей рыбной продукции в г. Владивостоке, а конфиденциальную по неформальным каналам. ООО «Аллимпекс» имеет постоянную информацию из банков. Это необходимо для достижения наиболее благоприятных условий кредитных соглашений для того, чтобы строго соблюдать договорные обязательства, вовремя погашать займы, выплачивать проценты по займам и кредитам. При проведении ежегодного общего собрания акционеров, за месяц до дня собрания каждый акционер получает информацию о финансовом состоянии предприятия в виде пакета финансовых документов с полным финансовым отчетом за год. Коммуникации между высшим и средним звеном управления используют все традиционные каналы: совещания, планерки, беседы, докладные записки. А в последнее время все больший объем информативной базы строятся на основе вычислительной техники по принципу локальной сети. Система доступа к информации предполагает разную полноту права на использование банка данных. Используя компьютерную технику Ген. Директор ежедневно имеет информацию при проведении планерки: - от главного инженера - состояние всей техники, ремонтные работы; - от планово - экономического отдела - информацию по экономическим вопросам планирования; - от главного бухгалтера - наличие денежных средств на счету, перечисления средств организациям, получение денег от проданной продукции; - от коммерческого директора - выпуск продукции по цехам, реализация продукции, наличие сырья и пр. Коммуникации по принципу, снизу вверх, выполняют функцию оповещения верха о том, что делается на низших уровнях. В отделах служащие свои предложения высказывают начальнику отдела, который докладывает о дельных предложениях вышестоящему начальнику. В конце коммуникационной цепи находится генеральный директор, который в случае подачи интересного предложения выносит обсуждение на ежедневную планерку по производственным вопросам. Таким путем руководство узнает о текущих или назревающих проблемах и предлагает возможные варианты исправления положения дел. Обмен информации по восходящей обычно происходит в форме отчетов, предложений и объяснительных записок. Организация состоит из множества подразделений, поэтому обмен информацией между ними нужен для координации задач и действий. В обмене информацией по горизонтали часто участвуют комитеты или специально созданные группы. Коммуникации между отделами одного подразделения строятся по принципу локальной сети типа «звезда». Начальник отдела имеет доступ к информации каждого своего подчиненного. Помимо сообщений по компьютеру ген. директор и все отделы осуществляют документооборот через секретаря директора, который фиксирует документооборот в журналах исходящей и входящей информации. От директора исходят распоряжения, приказы, доводимые до всех начальников служб и отделов и работников предприятия. От начальников отделов директору идут заявления, докладные записки, объяснительные, документы на подпись. Коммуникации между различными службами сделаны по принципу «кольцо», т. е. начальник ПТО имеет информацию от Главного бухгалтера, но не имеет доступа к материальному и прочим отделам бухгалтерии. Это упорядочивает схему управления организацией, т. е. каждому определен свой уровень информативности. Схема доступа к информации в каждом отделе построена по принципу «сверху вниз». В организации существует потребность фильтровать сообщения, с тем, чтобы с одного уровня на другой направлялись только те сообщения, которые его касаются. На ООО «Аллимпекс» высшее и среднее звено управление оснащены автоматизированной системой передачи информации. При данном виде коммуникаций искажение информации практически не происходит. Обмен информацией между средним и низшим звеном осуществляется с помощью устных (телефонных) сообщений, в форме письменных отчетов, докладных записок.